Quy trình đào tạo nhân sự chuẩn

Đào tạo nhân lực là gì và tại sao đây luôn là ưu tiên hàng đầu của nhà quản lý. Theo đó, công tác triển khai đào tạo nhân sự chỉ thực sự hiệu quả khi nhà quản lý nắm vững được quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Để có những thông tin cụ thể và chi tiết hơn, mời bạn cùng cùng tìm hiểu về 5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực.

Đào tạo nguồn nhân lực là gì?

Khái niệm đào tạo nguồn nhân lực có hai nội dung chính là đào tạo và nguồn nhân lực. Trước hết chúng ta hãy tìm hiểu về đào tạo. Đào tạo là hoạt động có tổ chức, diễn ra trong những khoảng thời gian xác định, nhằm giúp nhân viên hay người lao động nắm rõ hơn năng lực chuyên môn, kiến thức, kỹ năng tại vị trí công việc hiện tại.

Với ý nghĩa như vậy thì đào tạo nguồn nhân lực nhằm mục đích là khắc phục những thiết sót về kỹ năng, kiến thức tại công việc đang làm cũng như cải thiện hành vi của nhân viên khi thực hiện một công việc cụ thể. Một quy trình đào tạo thường sẽ có 3 mục tiêu chính như sau:

·         Kiến thức trí tuệ (Acquiring Intellectual Knowledge)

·         Kỹ năng thủ công ( Acquiring Manual Skills)

·         Kỹ năng giải quyết vấn đề ( Acquiring Problem Solving Skills)

5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực là gì?

Các bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực sẽ khác nhau ở từng doanh nghiệp. Có doanh nghiệp sẽ cần 5 bước nhưng có doanh nghiệp cần đến 6 bước, 7 bước hoặc thậm chí nhiều hơn nữa. Điều này phụ thuộc vào tình hình riêng của từng doanh nghiệp. Nhưng dù thực hiện bao nhiêu bước đi chăng nữa, nhà quản lý cùng cần nắm vững 5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực sau đây.

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo

Để chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực hay ít nhất là thực hiện đào tạo hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định được nhu cầu của doanh nghiệp mình. Nhu cầu này có thể được đánh giá thông qua quan sát những thách thức hiện tại và tương lai của doanh nghiệp hay thông qua khoảng cách giữa hiệu suất thực tế và hiệu suất kỳ vọng của nhân viên. 

Để xác định được nhu cầu đào tạo nhân viên, nhà quản lý có thể đặt vấn đề bằng việc trả lời những nội dung như:

·         Mục tiêu của doanh nghiệp là gì?

·         Những nhiệm vụ nào phải được hoàn thành để thực hiện được những mục tiêu đó?

·         Thái độ, hành vi cần thiết cho mỗi nhân viên để hoàn thành được nhiệm vụ được giao là gì?

·         Những thiếu sót (nếu có) trong kỹ năng, kiến thức và thái độ của nhân viên khi thực hiện công việc là gì?

Đánh giá nhu cầu đào tạo có thể được nghiên cứu trên 2 phương diện là cá nhân và nhóm. Trong khi đào tạo cá nhân chú trọng đến cải thiện hiệu suất khi nhân viên không hoàn thành công việc một cách hiệu quả, thì đào tạo nhóm có xu hướng khuyến khích sự đổi mới của nhân viên do sự thay đổi trong chiến lược của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, phân tích hiện trạng nguồn nhân lực cũng là một cách giúp người quản trị có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu nguồn nhân lực, nhu cầu đào tạo ở doanh nghiệp mình. Từ đó, làm cơ sở để dự báo nhu cầu và tìm kiếm nguồn cung cấp nhân lực trong tương lai. 

Bước 2: Xác định rõ mục tiêu đào tạo

Bước tiếp theo chính là xác định rõ mục tiêu khi đào tạo của nhân sự. Mục tiêu đó có thể bao gồm: yêu cầu về kỹ năng cụ thể được đào tạo, trình độ kỹ năng có được sau đào tạo, số lượng và cơ cấu học viên, thời gian đào tạo,… Bước này giúp nhà quản trị đánh giá trình độ chuyên môn cụ thể của từng nhân viên.

Một khi xác định rõ mục tiêu đào tạo giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo. Có nhiều mô hình giúp nhà quản lý có thể xác định được mục tiêu đào tạo. Trong đó, mô hình S.M.A.R.T được nhiều doanh nghiệp tin dùng để thực hiện tốt bước này. Các mục tiêu đó bao gồm:

Specific (Cụ thể)

Doanh nghiệp cần tập trung vào một mục tiêu cụ thể, rõ ràng thay vì đặt ra nhiều mục tiêu cùng một lúc. Một mục tiêu cụ thể sẽ  giải quyết các vấn đề như:

·         Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì?

·         Lý do, mục đích  và lợi ích cụ thể khi hoàn thành mục tiêu?

·         Đối tượng đào tạo là những ai?

·         Vị trí đào tạo là ở đâu?

·         Có bất lợi hay hạn chế nào khi thực hiện đào tạo?

Measurable (Đo lường được)

Để đánh giá được sự tiến bộ hay hiệu quả của quá trình đào tạo, đòi hỏi các mục tiêu mà nhà quản lý đặt ra phải đo lường được. Một mục tiêu đo lường được sẽ giúp nhà quản lý trả lời các câu hỏi như:

·         Cần đào tạo với số lượng bao nhiêu, trong thời gian bao lâu?

·         Làm sao để doanh nghiệp biết được khi nào thì quá trình đào tạo hoàn tất?

Achievable (Có thể đạt được)

Nhà quản lý cần đưa ra những mục tiêu thực tế và có thể đạt được. Tuyệt đối không nên đặt mục tiêu vượt quá tầm với hay quá dễ để thực hiện. Bởi vì như thế sẽ chỉ tốn thời gian và công sức, trong khi hiệu quả thực tế là không có. 

Relevant (Có liên quan)

Mục tiêu có liên quan sẽ giúp nhà quản lý trả lời các vấn đề như: 

·         Quy trình đào tạo có mang lại giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp không?

·         Đây có phải là thời điểm thích hợp để đào tạo?

·         Quy trình này có phù hợp với chiến lược phát triển nhân lực của doanh nghiệp hay không?

Time-Bound (Giới hạn thời gian)

Nhà quản lý cần phát đặt ra thời gian cụ thể để thực hiện việc đào tạo, tránh việc trì hoãn hay hoàn thành mục tiêu trước hạn. Nhà quản lý nên làm rõ các nội dung:

·         Quy trình đào tạo diễn ra trong bao lâu?

·         Doanh nghiệp có thể chuẩn bị gì ngay hôm nay hoặc trong 6 tuần/ 6 tháng kể từ bây giờ?

Bước 3: Xây dựng chương trình đào tạo

Chương trình đào tạo nhân lực được xây dựng trên nhu cầu và mục tiêu đào tạo đã xác định. Qua đó, nhà quản lý sẽ chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Một chương trình đào tạo phải bao gồm một số nội dung như sau:

·         Những ai tham gia đào tạo, ai được đào tạo, số lượng bao nhiêu?

·         Quá trình đào tạo diễn ra trong bao lâu, tần suất đào tạo như thế nào?

·         Những phương pháp nào được sử dụng cho chương trình đào tạo?

·         Mức độ đào tạo như thế nào?

·         Loại hình đào tạo là gì? là online hay offline, outsource hay internal,…

Ngoài ra, để có một chương trình đào tạo tối ưu, nhà quản lý cũng nên chuẩn bị chu đáo về nội dung, tài liệu đào tạo, thiết kế hướng dẫn và các yêu cầu đào tạo. Sau đó là thông tin cụ thể và rõ ràng cho toàn bộ nhân sự được nắm.

Bước 4: Tiến hành đào tạo nhân sự

Bước tiếp theo chính là tiến hành đào tạo nhân sự theo kế hoạch đã vạch ra. Một chương trình đào tạo hiệu quả cho phép nhân viên tham gia vào quá trình đào tạo và thực hành các kỹ năng, kiến thức của họ. Người đào tạo nên khuyến khích nhân viên, người lao động tham gia thảo luận, đặt câu hỏi, đóng góp ý kiến, học hỏi,…

Hãy đảm bảo bạn luôn theo sát nhân viên trong quá trình đào tạo. Các yếu tố về giờ giấc, thời gian khi quá trình đào tạo đang diễn ra cũng cần được đảm bảo. Có như thế bạn mới đánh giá được sự hiệu quả khi chương trình đào tạo kết thúc.

Bước 5: Đánh giá quy trình

Cuối cùng, ở bất cứ một quy trình nào cũng không thể thiếu bước đánh giá quy trình và rút kinh nghiệm. Sau khi hoàn thành quá trình đào tạo, nhà quản lý cần đánh giá lại kết quả của quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. 

Dựa vào các mục tiêu đã đặt ra ban đầu, nhà quản lý có thể đánh giá bằng định lượng khách quan, thấy rõ những sai lệch giữa kế hoạch và hiện thực như số lượng và chất lượng nhân viên, tỷ lệ thuyên chuyển nhân viên, năng suất lao động, sự hài lòng của nhân viên đối với công việc.

Để đánh giá được khách quan và chính xác hơn, nhà quản lý có thể khảo sát, thu thập ý kiến của nhân viên về lần đào tạo nhân sự này. Một mô hình gợi ý giúp bạn có thể đánh giá hiệu quả đào tạo, đó là mô hình KirkPatrick gồm 4 cấp độ như sau:

·         Phản ứng (Reaction): Nhận biết các phản ứng của học viên ngay sau khóa học về việc giảng dạy.

·         Học hỏi (Learning): Kiểm tra kiến thức/ kỹ năng của học viên tiếp thu ngay sau khóa học.

·         Hành vi (Behavioral): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả công việc của học viên.

·         Kết quả (Result): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Bước đánh giá cần được thực hiện nghiêm túc, không phải qua loa lấy lệ. Bởi vì doanh nghiệp của bạn đã tốn khá nhiều thời gian, công sức và cả tiền bạc cho quá trình đào tạo.

Do đó, hãy đánh giá chất lượng sát với thực tế nhất, làm bài học để rút kinh nghiệm cho các kế hoạch đào tạo kế tiếp. Có như thế, đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp mới thực sự có sự đào tạo đúng đắn và ngày càng vững mạnh hơn.

Kết luận

Hy vọng là bài viết chia sẻ 5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trên đây đã giúp doanh nghiệp biết cách chuẩn hóa công tác đào tạo. 

DichVuTuyenDung.com