Quy trình đào tạo nhân sự chuẩn
Đào tạo nhân lực là gì và tại sao đây luôn là ưu tiên hàng đầu của nhà quản lý. Theo đó, công tác triển khai đào tạo nhân sự chỉ thực sự hiệu quả khi nhà quản lý nắm vững được quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Để có những thông tin cụ thể và chi tiết hơn, mời bạn cùng cùng tìm hiểu về 5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực.
Đào tạo nguồn nhân lực
là gì?
Khái niệm đào tạo nguồn nhân lực có hai nội dung chính là đào
tạo và nguồn nhân lực. Trước hết chúng ta hãy tìm hiểu về đào tạo. Đào tạo là
hoạt động có tổ chức, diễn ra trong những khoảng thời gian xác định, nhằm giúp
nhân viên hay người lao động nắm rõ hơn năng lực chuyên môn, kiến thức, kỹ năng
tại vị trí công việc hiện tại.
Với ý nghĩa như vậy thì đào tạo nguồn nhân lực nhằm mục đích là
khắc phục những thiết sót về kỹ năng, kiến thức tại công việc đang làm cũng như
cải thiện hành vi của nhân viên khi thực hiện một công việc cụ thể. Một quy
trình đào tạo thường sẽ có 3 mục tiêu chính như sau:
·
Kiến thức trí tuệ
(Acquiring Intellectual Knowledge)
·
Kỹ năng thủ công (
Acquiring Manual Skills)
·
Kỹ năng giải quyết vấn
đề ( Acquiring Problem Solving Skills)
5 bước chuẩn hóa quy
trình đào tạo nhân lực là gì?
Các bước chuẩn hóa quy trình đào tạo
nhân lực sẽ khác nhau ở từng doanh nghiệp. Có doanh nghiệp sẽ cần 5 bước nhưng
có doanh nghiệp cần đến 6 bước, 7 bước hoặc thậm chí nhiều hơn nữa. Điều này
phụ thuộc vào tình hình riêng của từng doanh nghiệp. Nhưng dù thực hiện bao
nhiêu bước đi chăng nữa, nhà quản lý cùng cần nắm vững 5 bước chuẩn hóa quy
trình đào tạo nhân lực sau đây.
Bước 1: Đánh
giá nhu cầu đào tạo
Để chuẩn hóa quy
trình đào tạo nhân lực hay ít nhất là thực hiện đào tạo hiệu quả, nhà quản lý
cần phải xác định được nhu cầu của doanh nghiệp mình. Nhu cầu này có thể được
đánh giá thông qua quan sát những thách thức hiện tại và tương lai của doanh
nghiệp hay thông qua khoảng cách giữa hiệu suất thực tế và hiệu suất kỳ vọng
của nhân viên.
Để xác định được
nhu cầu đào tạo nhân viên, nhà quản lý có thể đặt vấn đề bằng việc trả lời
những nội dung như:
·
Mục tiêu của doanh nghiệp là gì?
·
Những nhiệm vụ nào phải được hoàn thành để thực hiện được những
mục tiêu đó?
·
Thái độ, hành vi cần thiết cho mỗi nhân viên để hoàn thành được
nhiệm vụ được giao là gì?
·
Những thiếu sót (nếu có) trong kỹ năng, kiến thức và thái độ của
nhân viên khi thực hiện công việc là gì?
Đánh giá nhu cầu
đào tạo có thể được nghiên cứu trên 2 phương diện là cá nhân và nhóm. Trong khi
đào tạo cá nhân chú trọng đến cải thiện hiệu suất khi nhân viên không hoàn
thành công việc một cách hiệu quả, thì đào tạo nhóm có xu hướng khuyến khích sự
đổi mới của nhân viên do sự thay đổi trong chiến lược của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó,
phân tích hiện trạng nguồn nhân lực cũng là một cách giúp người quản trị có thể
hiểu rõ hơn về nhu cầu nguồn nhân lực, nhu cầu đào tạo ở doanh nghiệp mình. Từ
đó, làm cơ sở để dự báo nhu cầu và tìm kiếm nguồn cung cấp nhân lực trong tương
lai.
Bước 2: Xác định
rõ mục tiêu đào tạo
Bước tiếp theo chính là xác định rõ mục tiêu khi đào tạo của
nhân sự. Mục tiêu đó có thể bao gồm: yêu cầu về kỹ năng cụ thể được đào tạo,
trình độ kỹ năng có được sau đào tạo, số lượng và cơ cấu học viên, thời gian
đào tạo,… Bước này giúp nhà quản trị đánh giá trình độ chuyên môn cụ thể của
từng nhân viên.
Một khi xác định rõ mục tiêu đào tạo giúp doanh nghiệp tiết kiệm
thời gian và chi phí đào tạo. Có nhiều mô hình giúp nhà quản lý có thể xác định
được mục tiêu đào tạo. Trong đó, mô hình S.M.A.R.T được nhiều doanh nghiệp tin
dùng để thực hiện tốt bước này. Các mục tiêu đó bao gồm:
Specific (Cụ thể)
Doanh nghiệp cần tập trung vào một mục tiêu cụ thể, rõ ràng thay
vì đặt ra nhiều mục tiêu cùng một lúc. Một mục tiêu cụ thể sẽ giải quyết
các vấn đề như:
·
Doanh nghiệp muốn đạt
được điều gì?
·
Lý do, mục đích
và lợi ích cụ thể khi hoàn thành mục tiêu?
·
Đối tượng đào tạo là
những ai?
·
Vị trí đào tạo là ở
đâu?
·
Có bất lợi hay hạn chế
nào khi thực hiện đào tạo?
Measurable (Đo lường được)
Để đánh giá được sự tiến bộ hay hiệu quả của quá trình đào tạo,
đòi hỏi các mục tiêu mà nhà quản lý đặt ra phải đo lường được. Một mục tiêu đo
lường được sẽ giúp nhà quản lý trả lời các câu hỏi như:
·
Cần đào tạo với số
lượng bao nhiêu, trong thời gian bao lâu?
·
Làm sao để doanh
nghiệp biết được khi nào thì quá trình đào tạo hoàn tất?
Achievable (Có thể đạt được)
Nhà quản lý cần đưa ra những mục tiêu thực tế và có thể đạt
được. Tuyệt đối không nên đặt mục tiêu vượt quá tầm với hay quá dễ để thực
hiện. Bởi vì như thế sẽ chỉ tốn thời gian và công sức, trong khi hiệu quả thực
tế là không có.
Relevant (Có liên quan)
Mục tiêu có liên quan sẽ giúp nhà quản lý trả lời các vấn đề
như:
·
Quy trình đào tạo có
mang lại giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp không?
·
Đây có phải là thời
điểm thích hợp để đào tạo?
·
Quy trình này có phù
hợp với chiến lược phát triển nhân lực của doanh nghiệp hay không?
Time-Bound (Giới hạn thời gian)
Nhà quản lý cần
phát đặt ra thời gian cụ thể để thực hiện việc đào tạo, tránh việc trì hoãn hay
hoàn thành mục tiêu trước hạn. Nhà quản lý nên làm rõ các nội dung:
·
Quy trình đào tạo diễn ra trong bao lâu?
·
Doanh nghiệp có thể chuẩn bị gì ngay hôm nay hoặc trong 6 tuần/
6 tháng kể từ bây giờ?
Bước 3: Xây dựng
chương trình đào tạo
Chương trình đào
tạo nhân lực được xây dựng trên nhu cầu và mục tiêu đào tạo đã xác định. Qua
đó, nhà quản lý sẽ chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Một chương trình đào tạo
phải bao gồm một số nội dung như sau:
·
Những ai tham gia đào tạo, ai được đào tạo, số lượng bao nhiêu?
·
Quá trình đào tạo diễn ra trong bao lâu, tần suất đào tạo như thế
nào?
·
Những phương pháp nào được sử dụng cho chương trình đào tạo?
·
Mức độ đào tạo như thế nào?
·
Loại hình đào tạo là gì? là online hay offline, outsource hay
internal,…
Ngoài ra, để có
một chương trình đào tạo tối ưu, nhà quản lý cũng nên chuẩn bị chu đáo về nội
dung, tài liệu đào tạo, thiết kế hướng dẫn và các yêu cầu đào tạo. Sau đó là
thông tin cụ thể và rõ ràng cho toàn bộ nhân sự được nắm.
Bước 4: Tiến
hành đào tạo nhân sự
Bước tiếp theo
chính là tiến hành đào tạo nhân sự theo kế hoạch đã vạch ra. Một chương trình
đào tạo hiệu quả cho phép nhân viên tham gia vào quá trình đào tạo và thực hành
các kỹ năng, kiến thức của họ. Người đào tạo nên khuyến khích nhân viên, người
lao động tham gia thảo luận, đặt câu hỏi, đóng góp ý kiến, học hỏi,…
Hãy đảm bảo bạn
luôn theo sát nhân viên trong quá trình đào tạo. Các yếu tố về giờ giấc, thời
gian khi quá trình đào tạo đang diễn ra cũng cần được đảm bảo. Có như thế bạn
mới đánh giá được sự hiệu quả khi chương trình đào tạo kết thúc.
Bước 5: Đánh giá quy trình
Cuối cùng, ở bất cứ một quy trình nào cũng không thể thiếu bước
đánh giá quy trình và rút kinh nghiệm. Sau khi hoàn thành quá trình đào tạo,
nhà quản lý cần đánh giá lại kết quả của quy trình đào tạo và phát triển nguồn
nhân lực.
Dựa vào các mục tiêu đã đặt ra ban đầu, nhà quản lý có thể đánh
giá bằng định lượng khách quan, thấy rõ những sai lệch giữa kế hoạch và hiện
thực như số lượng và chất lượng nhân viên, tỷ lệ thuyên chuyển nhân viên, năng
suất lao động, sự hài lòng của nhân viên đối với công việc.
Để đánh giá được khách quan và chính xác hơn, nhà quản lý có thể
khảo sát, thu thập ý kiến của nhân viên về lần đào tạo nhân sự này. Một mô hình
gợi ý giúp bạn có thể đánh giá hiệu quả đào tạo, đó là mô hình KirkPatrick gồm
4 cấp độ như sau:
·
Phản
ứng (Reaction): Nhận biết các
phản ứng của học viên ngay sau khóa học về việc giảng dạy.
·
Học
hỏi (Learning): Kiểm tra kiến
thức/ kỹ năng của học viên tiếp thu ngay sau khóa học.
·
Hành
vi (Behavioral): Đánh giá mức độ
cải thiện trong kết quả công việc của học viên.
·
Kết
quả (Result): Đánh giá mức độ
cải thiện trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Bước đánh giá cần được thực hiện nghiêm túc, không phải qua loa
lấy lệ. Bởi vì doanh nghiệp của bạn đã tốn khá nhiều thời gian, công sức và cả
tiền bạc cho quá trình đào tạo.
Do đó, hãy đánh giá chất lượng sát với thực tế nhất, làm bài học
để rút kinh nghiệm cho các kế hoạch đào tạo kế tiếp. Có như thế, đội ngũ nhân
sự của doanh nghiệp mới thực sự có sự đào tạo đúng đắn và ngày càng vững mạnh
hơn.
Kết luận
Hy vọng là bài viết chia sẻ 5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trên đây đã giúp doanh nghiệp biết cách chuẩn hóa công tác đào tạo.
DichVuTuyenDung.com
Post a Comment