Dịch vụ thuê ngoài quản trị nguồn nhân lực

Trong cuộc chiến khốc liệt trên thương trường, kẻ bị đào thải chưa hẳn là kẻ yếu, kẻ phát triển thịnh vượng có thể không mạnh mà vẫn thắng. Giữ vững định hướng và thay đổi phương án kinh doanh tùy thời điểm được coi là điểm mấu chốt để vượt qua đối thủ, tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng suất lao động.

Outsourcing là phương pháp kinh doanh hiệu quả được nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước sử dụng. Một trong những dịch vụ outsourcing mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh chính là: Dịch vụ thuê ngoài nhân sự.

Dịch vụ thuê ngoài (outsourcing) là hình thức chuyển giao việc thực hiện một phần chức năng sản xuất kinh doanh nào đó, bao gồm cả tài sản vật chất và nhân lực cho một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài chuyên môn hóa trong lĩnh vực đó. Và nguyên tắc của outsourcing là: “Tôi dành cho mình những công việc mà biết chắc sẽ thực hiện tốt hơn và chuyển giao cho bên thứ ba phần việc mà họ làm tốt hơn tôi”.

Dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực là một biện pháp trong đó các công ty thuê công ty bên ngoài đảm nhiệm một phần hoặc toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến nguồn nhân lực. Dịch vụ thuê ngoài nhân sự bao gồm:

• Dịch vụ tuyển dụng, bao gồm cả tuyển dụng nhân sự cấp cao
• Dịch vụ cung ứng nhân sự và cho thuê nhân sự
• Dịch vụ tính lương hay còn gọi là dịch vụ Payroll
• Dịch vụ đào tạo

Ưu điểm của dịch vụ thuê ngoài nhân sự

Dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, đây là một giải pháp hiệu quả đối với các doanh nghiệp mà khả năng tài chính thường có hạn. 

Doanh nghiệp sẽ không phải trả các chi phí liên quan đến việc duy trì nguồn nhân lực thường xuyên như: thuế thu nhập, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, quỹ lương hưu cũng như các chi phí quản lý nhân viên, chi phí tuyển dụng và đào tạo… giúp doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh chính, phát triển các chiến lược kinh doanh, nghiên cứu sản phẩm mới, tăng giá trị dịch vụ…

(Xem thêm: Xì gà)

Bên cạnh đó, trong điều kiện môi trường kinh doanh luôn biến động, doanh nghiệp có nhân sự lớn không còn là một lợi thế cạnh tranh thì việc doanh nghiệp thuê công ty bên ngoài thực hiện toàn bộ chức năng của phòng nhân sự doanh nghiệp sẽ được giải phóng gần như hoàn toàn gánh nặng về quản lý nguồn lực cho công ty. Điều này khiến cho cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp trở nên gọn nhẹ hơn, giúp doanh nghiệp chủ động và linh hoạt hơn trước những biến động của môi trường.

Một thực tế đáng quan tâm, chủ các doanh nghiệp phải dành từ 7% đến 25% thời gian của họ để giải quyết các công việc bàn giấy liên quan đến người lao động. Thậm chí con số này tăng lên tới 35% đến 45% khi doanh nghiệp muốn dành thêm thời gian cho các nhiệm vụ, chức năng về nhân sự (Theo U.S. Small Business Administration).

Trong khi đó, các công ty cho thuê nhân sự có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng. Quy trình này cũng đảm bảo công việc luôn được vận hành: Nhân viên làm việc toàn thời gian của doanh nghiệp có quyền lợi nghỉ phép, nghỉ ốm, trong khi doanh nghiệp cần đảm bảo khối lượng công việc được liên thông thì bên nhận dịch vụ outsourcing của doanh nghiệp có thể đảm bảo công việc luôn luôn được hoạt động trơn tru. Ngoài ra còn rất nhiều lợi ích khác như: giảm nghĩa vụ pháp lí, giảm thiểu rủi ro, có ngay nguồn nhân lực có trình độ thực hiện công việc…

Thực trạng sử dụng dịch vụ thuê ngoài nhân sự

Dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới bởi những lợi ích thiết thực mà nó đem lại cho các doanh nghiệp. Tháng 6/2006, Unilever đã kí hợp đồng HRO trong 7 năm và được thực hiện ở 100 quốc gia. Đây là hợp đồng lớn nhất tính đến thời điểm đó. (Theo HRO TODAY, “HRO Boosts Unilever’s Brand Wagon”, July/August 2006)

Trong vài năm qua, các nhà cung cấp dịch vụ HR đã mở rộng sang lĩnh vực quản lý nhân tài (talent management). Dịch vụ HR – thuộc nhóm dịch vụ gia công quy trình doanh nghiệp (BPO), tại châu Á vẫn chủ ỵếu dừng ở mức độ “dịch vụ mang tính xử lý” (processing service). Lý do là các công ty châu Á còn tương đối bảo thủ , chỉ thuê bên ngoài làm những công việc mang tính chất tự động hóa, dựa trên số lượng công việc hay liên quan đến giao dịch thanh toán.

Trong khi đó, ở các quốc gia phát triển nhất, các công ty đã chấp nhận thuê ngoài những dịch vụ HR mang tính chiến lược, thậm chí mang tính “cải tổ” doanh nghiệp (process re-engineering). Các công ty châu Á sẽ có thể tiếp tục gia tăng nhu cầu thuê ngoài dịch vụ tiền lương (Payroll) và cho thuê nhân sự (Staffing), một khi họ đang dồn sức vào việc tìm kiếm, phát hiện và giữ chân, khuyến khích nhân tài cũng như tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Điều này đặc biệt đúng tại các thị trường đang cạnh tranh gay gắt về tuyển dụng như Ấn Độ, Trung Quốc, Việt Nam…

Trước khi quyết định thuê ngoài doanh nghiệp cần phải xem xét quyết định thực hiện thuê ngoài nhân sự đối với doanh nghiệp mình có thực sự đúng đắn hay không? Để trả lời câu hỏi này doanh nghiệp sẽ tự trả lời 3 câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp của bạn có cảm thấy thoải mái khi để một công ty khác thực hiện chức năng liên quan đến nguồn nhân lực của mình?
• Doanh nghiệp đã có những người đại diện hoặc đủ nguồn lực để quản lý những nhu cầu HR của mình?
• Doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán cho một công ty cho thuê nhân sự?

Nếu thuê ngoài là giải pháp tốt cho doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại thì nó cần làm gì để có được hiệu quả cao nhất? Có rất nhiều công việc mà doanh nghiệp cần làm.

Đầu tiên: Phân tích môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp: Mục tiêu cơ cấu tổ chức năng lực cốt lõi chuỗi giá trị chiến lược dài hạn. Những thông tin về thị trường có ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc lập kế hoạch như: Giá, chi phí dịch vụ trên thị trường, lên danh sách nhà cung cấp, các yếu tố liên quan đến môi trường pháp lí, văn hóa… Công việc này rất quan trọng vì nó sẽ cung cấp những căn cứ giúp doanh nghiệp lựa chọn công ty hợp tác có uy tín và thiết lập các điều khoản trong hợp đồng khi kí kết với nhà cung cấp.

Bước 2: Lập kế hoạch. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu, những tiêu chuẩn lựa chọn công ty headhunt, tiêu chuẩn đánh giá kết quả chương trình, xác định rủi ro liên quan,…

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành đàm phán hợp đồng. Trong hợp đồng kí kết với nhà cung cấp, doanh nghiệp cấn xác định cụ thể các dịch vụ được thuê, tiêu chuẩn đánh giá dịch vụ, thời hạn hợp đồng, thời điểm chấm dứt hợp đồng, giá,…

(Xem thêm: Chữ ký số FASTCA dành cho tổ chức/doanh nghiệp tại NewCA)

Bước 4: Chuyển giao các nguồn lực và quản lí các mối quan hê. Doanh nghiệp cần chỉ rõ các vấn đề liên quan: Trao đổi thông tin trong thời gian thực hiện hợp đồng, vấn đề về nguồn nhân lực và các nguồn lực sản xuất khác, giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn.

Như vậy việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực đòi hỏi những phân tích, đánh giá của doanh nghiệp về nhu cầu, tình hình hiện tại của mình và những hiểu biết về thị trường để có thể đem lại hiệu quả cao nhất và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra.